امروزه فیلم و عکس به عنوان یکی از بهترین ابزارهای اطلاع رسانی شناخته می شود و گاه تاثیر گذاری یک مدیا از دهها سطر گزارش و آمار بیشتر است. از اینرو بخشی از فعالیتهای روزانه روابط عمومی ها، خبرگزاریها ،آژانس های اطلاع رسانی به تولید، جمع آوری، آرشیو، جستجو، ویرایش و انتشار تصاویر اختصاص یافته است.
شما به‌عنوان روابط عمومی یک سازمان، خواه حرفه‌ای خواه مبتدی، تولید محتوا می‌کنید و فیلم ها و تصاویرتان ارزش مادی یا معنوی دارند؛ بنابراین، برای حفظ ارزش این منابع باید به‌خوبی از آن‌ها نگه‌داری کنید. تهیه نسخه‌ی پشتیبان از مدیا و سازمان‌دهی آن‌ها در آرشیو حرفه‌ای، دو اصل مهم نگه‌داری از سرمایه سازمان محسوب می‌شوند.