قطعی شدن ثبت نام در کاروانهای حج تمتع ۱۴۰۴ منوط به ارائه مدارک در مهلت مقرر (۴۸ ساعت پس از انتخاب کاروان) به مدیرکاروان است.
انتخاب کاروان و ثبتنام در آن با مراجعه به نشانی اینترنتی My.haj.ir و بصورت غیرحضوری است و متقاضیان باید ابتدا نسبت به انتخاب و ثبتنام در یکی از کاروانهای استان محل سکونت خود مبادرت کرده و سپس حداکثر طی مدت 48 ساعت به دفتر مدیر کاروان مراجعه و سایر مراحل ثبتنام (تحویل مدارک، انجام معاینات، اخذ تأییدیه پزشکی) را پیگیری کنند.