به گزارش گروه ورزشی خبرگزاری دانشجو و به نقل از روابط عمومی کمیته ملی المپیک؛در این نشست، آخرین وضعیت اجرایی و عملیاتی کاروان مورد بررسی قرار گرفت و هماهنگیهای لازم برای مراحل پایانی اعزام تیمها انجام شد. با توجه به نزدیکشدن به زمان آغاز اعزامها، بخش عمده مباحث جلسه به تشریح آخرین تغییرات و الزامات اجرایی میزبان و هماهنگی میان ستاد کاروان و تیمهای ملی اختصاص داشت.
گزارش آخرین وضعیت اسکان تیمها و تغییرات صورتگرفته، نحوه برنامهریزی و هماهنگی تمرینات در ناگویا، تشریح آخرین تغییرات اعلامشده از سوی ستاد برگزاری، ملاحظات مربوط به اعزام و فرایندهای فرودگاههای بینالمللی، نحوه مدیریت اضافهبار ورزشکاران و تیمها و همچنین الزامات و ملاحظات حضور اعضای کاروان در مراسم افتتاحیه از مهمترین محورهای مطرحشده در این جلسه بود.
همچنین بر ضرورت ارتباط مستمر سرپرستان تیمها با ستاد کاروان، انتقال سریع تغییرات برنامهای و رعایت زمانبندیها و دستورالعملهای اعلامشده از سوی برگزارکنندگان تأکید شد تا روند ورود، استقرار و فعالیت تیمهای ایران در ناگویا با هماهنگی کامل انجام شود.