آرزو صفایی
چرا بسیاری از سازمانها از جلسات خود نتیجه مفید نمیگیرند؟
براساس گزارش Fellow و Flowtrace کارکنان به طور متوسط حدود ۱۱.۳ ساعت در هفته معادل تقریباً ۴۵–۵۰ ساعت در ماه را صرف حضور در جلسات بیهدف میکنند؟ این یعنی چیزی حدود ۲۵–۳۰ درصد از زمان کاری یک کارمند فقط برای نشستن در جلسات هدر میرود!
این آمار تکاندهنده نشاندهنده ابعاد واقعی چالش ناکارآمدی در مدیریت جلسات است؛ جلسات طولانی بدون برنامه، بدون تمرکز، بدون نتیجهگیری مشخص و اغلب بدون پیگیری، کارایی را به شدت کاهش میدهد و هزینههای پنهان هنگفتی شامل دوبارهکاری، تأخیر در تصمیمگیر
مایکروسافت شیرپوینت امکان ثبت جلسات، آرشیو ساختیافته، گردش کار خودکار برای پیگیری مصوبات، تعریف سطوح دسترسی مبتنی بر نقش و داشبوردهای مدیریتی را فراهم میکند. این ویژگیها جلسات را از یک فعالیت اداری به فرآیندی رسمی و قابل ردیابی تبدیل میکنند.
- چگونه میتوان مطمئن شد مصوبات جلسه فراموش نمیشوند؟
با تعریف گردش کار (Workflow) در سیستم، هر مصوبه به مسئول مشخص با مهلت انجام اختصاص مییابد، اعلان و یادآوری خودکار ارسال میشود و مدیران میتوانند در داشبورد پیشرفت اقدامات را بهصورت لحظهای مشاهده کنند.
- آیا میتوان به تاریخچه و آرشیو جلسات به سرعت دسترسی داشت؟
بله. آرشیو هوشمند SharePoint امکان جستجوی سریع بر اساس تاریخ، کمیته، موضوع و مسئول مصوبه را فراهم میکند و نسخهبندی مستندات باعث میشود تمام تغییرات و تاریخچه تصمیمها محفوظ بماند.