در سالهای اخیر، سازمانها با حجم فزایندهای از اطلاعات، اسناد، مکاتبات و فرآیندهای اداری مواجه شدهاند. از سوی دیگر، رشد فناوریهای نوین بهویژه هوش مصنوعی، انتظارات مدیران و کارکنان را از نرمافزارهای سازمانی بهطور چشمگیری تغییر داده است. در چنین شرایطی، مفهوم سامانه امور اداری هوشمند به عنوان نسل جدید سیستمهای اداری مطرح شده است؛ راهکاری که فراتر از ثبت و گردش مکاتبات عمل میکند و میتواند بهعنوان یک دستیار هوشمند در کنار کارکنان سازمان قرار گیرد.
اما سامانه امور اداری هوشمند دقیقاً چیست و چه تفاوتی با اتوماسیون اداری سنتی دارد؟ در این مقاله به بررسی این موضوع میپردازیم.
جمعبندی
تحولات فناوری نشان میدهد که آینده مدیریت امور اداری صرفاً در دیجیتالسازی فرآیندها خلاصه نمیشود. سازمانها به سمت استفاده از سامانههایی حرکت میکنند که علاوه بر ثبت و گردش اطلاعات، قادر به درک، تحلیل و ارائه پیشنهاد نیز باشند.
سامانه امور اداری هوشمند با بهرهگیری از هوش مصنوعی، نقش یک دستیار دیجیتال را در سازمان ایفا میکند و میتواند بهرهوری کارکنان، کیفیت تصمیمگیری مدیران و سرعت انجام فرآیندها را به شکل قابل توجهی افزایش دهد. به همین دلیل انتظار میرود در سالهای آینده، این سامانهها به یکی از ارکان اصلی تحول دیجیتال سازمانها تبدیل شوند.