گزارشهای ارسالی مخاطبان گیلخبر نشان میدهد این مشکل محدود به یک دستگاه خاص نیست و در بخشهای مختلفی از جمله شهرداریها، ادارات ثبت و بسیاری از نهادهای خدماترسان مشاهده میشود؛ موضوعی که نشاندهنده یک ضعف ساختاری در نظام بایگانی و مدیریت اسناد است.