درباره نرم افزار بایگانی اسناد بیشتر بدانید!
هرچقدر عمر یک سازمان بیشتر میشود، تعداد و حجم اسناد و مدارک این سازمان هم بیشتر میشود. این یعنی مدیران مجموعه همواره باید به فکر یک فضای مناسب برای ذخیره سازی اسناد و مدارک خود باشند.
محیطی که از نظر ایمنی مورد تایید باشد تا امنیت پروندههای بایگانی شده به خطر نیفتد. در ضمن همیشه باید حداقل یک نیروی ثابت برای بخش بایگانی اسناد در محل سازمان حاضر باشد تا اسناد و مدارک را مدیریت کرده و در صورت نیاز به یک پرونده، آن را به درخواست کننده تحویل دهد.
اما استفاده از یک نرم افزار بایگانی اسناد مناسب به سازمانها کمک میکند تا در هزینههای تسهیلات صرفه جویی کنند، ساعات کاری هدر رفته را کاهش دهند و با تبدیل اسناد تجاری به فایلهای دیجیتالی و ذخیره آنها به صورت الکترونیکی در نرم افزار بایگانی اسناد به سازمانها در مدیریت اسناد و مدارکشان کمک کنند.
استفاده از چنین ابزاری میتواند علاوه بر حفظ امنیت اسناد و مدارک، دسترسی به آنها را سادهتر کرده و عملکرد سازمان را به شکل چشمگیری سریع و چابک بکند.
نرم افزار بایگانی اسناد چه قابلیتهایی دارند؟
شاید اینطور به نظر برسد که یک نرم افزار بایگانی اسناد صرفاً ابزاری است که از آن برای دیجیتالی کردن اسناد کاغذی و سازمان دهی کردن پروسه بایگانی استفاده میشود
این یعنی شما نیاز به نرم افزار بایگانی یگانه دارید. شرکت یگانه سالهاست که در زمینه تولید نرم افزارهای اداری فعالیت دارد و اکنون نرم افزاری را طراحی کرده است که از نظر عملکرد توانسته نظر بیش از 3 هزار شرکت فعال را به خود جلب کند.
نرم افزار بایگانی اسناد یگانه قادر است:
- اطلاعات و جزئیات کامل پروندهها و اسناد را ثبت کند
- بی نهایت فیلد اطلاعاتی را بر اساس سلیقه کاربر بپذیرد
- پروندهها و اسناد را طبقه بندی کند
- به یک سند بی نهایت فایل پیوست کند
- اسناد را به افراد مرتبط امانت بدهد
- از اطلاعات بر اساس فیلدهای خواسته شده گزارش تهیه کند
- فرمی بسازد که کاربر اطلاعات دلخواه پرونده را وارد کند
- برای افراد مختلف سطوح دسترسی مختلف بسازد
و البته اینها بخش بسیار کوچکی از امکانات و ویژگیهای نرم افزار آرشیو اسناد یگانه است. امکاناتی که میتوانید قبل از خرید نرم افزار آن را در جلسه دموی رایگان مشاهده کنید.